Scheda tecnica

Spedizione documenti | Spedizione documenti via e-mail

Scheda tecnica del modulo software



Spedizioni di e-email in modo semplice ed automatico

La procedura permette di inviare automaticamente tramite e-mail alcuni documenti (ordini, documenti di bollettazione, fatture di cortesia in pdf, estratto conto contabile, ecc...) ai clienti direttamente dal sistema gestionale.

Un programma specifico di stampa prepara automaticamente tutti gli invii necessari in base alle parametrazioni esistenti.
L’utente autorizzato, dopo un controllo dei dati in partenza, esegue il comando di invio il quale spedisce i documenti secondo i parametri prestabiliti.

Alla fine della spedizione il programma segnala gli eventuali errori.

Dettagli di contatto 

Ogni anagrafica cliente e fornitore può avere più dettagli di contatto, per es: responsabile vendite, ufficio qualità, amministrazione, direzione ecc… e ad ognuno si può associare un nome, un numero di telefono, una e-mail e il dettaglio degli invii (fattura, estratto conto, ordini ecc...).

In questo modo è possibile differenziare gli invii dei documenti per specifica funzione aziendale: al contatto amministrativo il sistema invierà l'estratto conto contabile, all'ufficio logistica arriverà invece la copia del documento di trasporto.

Sicurezza

E’ possibile indicare utente per utente quali sono le specifiche autorizzazioni di invio.

Invii personalizzati 

Per ogni tipo di documento (offerta, ordine, estratto conto ...) si può inserire un testo diverso come oggetto e corpo dell'e-mail automatica.

Invio di documenti generici

Questa procedura può anche essere utilizzata per l'invio di "documenti generici" ossia delle informative create in pdf, word o altri programmi esterni.

Ad ogni contatto possono essere collegate delle caratteristiche che vengono usate per filtrare i dati in caso di invio di "documenti generici" cioè non collegati alle stampe provenienti dal gestionale.

L'invio di documenti generici può essere effettuato anche a partire da dati statistici o per categorie di clienti. Tipicamente questa funzionalità viene utilizzata dai reparti commerciali per inviare comunicazioni relative a promozioni o iniziative commerciali a gruppi di clienti differenziati.

Questo permette di inviare in modo automatico, immediato e veloce alcune comunicazioni commerciali a gruppi di clienti specifici (ad esempio a tutti i clienti che nell'ultimo anno hanno acquistato un determinato prodotto).

Caratteristiche

Il filtro dei contatti permette di selezionare solo alcuni clienti o fornitori e solo alcuni tipi di contatto; è inoltre possibile filtrare per agente o per zona o per città.

E' possibile gestire livelli di privacy diversi per non dare la possibilità a tutti di vedere i contatti più riservati.

Possibilità di far inviare i documenti tramite e-mail pec solo se l'e-mail del destinatario è pec.  Il programma in automatico seleziona l'indirizzo da utilizzare.

 

Documenti gestiti:

   documenti di trasporto

   fatture

   offerte clienti

   ordini clienti

   ordini fornitori

   entrata merce magazzino

   estratti conto

   avviso bonifico effettuato

   lettere di insoluto

   dichiarazioni di intento